Comunicación y medicina: Elaboración de un plan de comunicación paso a paso

La elaboración de un plan de comunicación durante una emergencia es el primer paso para responder ante susodicha emergencia y crear una comunidad y una red de apoyo. Como veíamos hace un par de semanas, tenemos que cumplir unos requisitos básicos a la hora de enfrentarnos a la emergencia y  nuestro plan deben considerar la diversidad del público al que se dirigen y cómo se prevé que respondan ante el mensaje.

Un plan de comunicación durante una emergencia crea un marco que guiará la comunicación en momentos muy tensos en los que el tiempo estará limitado. En una situación como la actual, en la que muchas comunidades de España se prepararan para una desescalada también es importante considerar los principios de comunicación mencionados anteriormente. Pero, sobre todo, debemos exponer de forma clara y sencilla cómo vamos actuar a través de un plan de comunicación.

Para crear un plan efectivo sobre el papel, debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Crear un borrador del mensaje

Qué queremos decir es, sin lugar a dudas, la parte más importante de nuestro mensaje. ¿Tenemos información disponible? ¿Tenemos datos? ¿Tenemos un plan de acción/prevención? 

Debemos recopilar toda esta información en un borrador y asegurarnos de que no nos falta nada importante: ¿Volvemos al horario de siempre? ¿Atendemos con cita previa? ¿Nuestro local exige algún tipo de medida especial (p.ej., uso de mascarilla y/o guantes)?

  1. Identificar a nuestro público diana

Debemos determinar a quién nos estamos dirigiendo, en qué idioma y en qué registro. Como vimos la semana pasada, es mejor evitar el uso de jerga y que nuestro mensaje llegue de forma clara y concisa.

Para sacar el máximo partido de este apartado, siempre sugiero crear puntos o apartados en la comuniación. Así será más fácil para nuestros lectores identificar la parte que más les interesa mientras tienen una visión global del plan de comunicación.

  1. Identificar nuestros colaboradores y formas de contacto

La participación de otras entidades, agencias, gobiernos, o cuerpos del estado puede ayudar a crear vínculos con la comunidad y lograr que los planes de acción sean posibles a menor escala.

En el caso de medicamentos”consulte con su médico o farmacéutico” crea una jerarquía de información y atención entre las agencias internacionales y el vínculo social de la población con la práctica médica a través de, por ejemplo, la relación de confianza con su médico de familia.

  1. Analizar los canales de comunicación disponibles

Existen dos variables a tener en cuenta. La primera es que la emergencia haya afectado a los canales de comunicación disponibles. Si, por ejemplo, las señales de televisión no están llegando a todo el territorio, debemos buscar otra vía de comunicación.

La segunda está relacionada con el público y sus canales de información predilectos. Una retransmisión en directo en Twitter o un directo de Instagram llegarán al público joven con dispositivos digitales, pero probablemente sea de muy difícil acceso para los grupos de edad por encima de los 65 años. 

  1. Identificar posibles portavoces y “caras amigas”

Hace unas semanas comentábamos la importancia de escoger un buen portavoz que genere tranquilidad y confianza entre el público. Su imagen, su trayectoria profesional y su pertenencia a un grupo u organización son claves para que el mensaje se perciba como creíble. Por ejemplo, Fernando Simón se ha convertido en la “cara amiga” durante la pandemia de COVID-19.

Si tenemos o formamos parte de una empresa es importante que una persona o un grupo de personas se conviertan en la cara visible del plan de comunicación y puedan estar disponibles para responder a las dudas de nuestros clientes.

Con estos cinco pasos crearemos una estrategia de comunicación para intentar crear una nueva normalidad poco a poco al mismo tiempo que mantenemos las vías de comunicación abiertas.